La fattura elettronica tra privati, obbligatoria dal 1° gennaio 2019

di dr. Andrea Mancini · 23 Ottobre 2018

Dal 1° gennaio 2019 verrà introdotto l’obbligo generalizzato di emettere le fatture in formato elettronico, ciò comporterà un cambiamento epocale sul più importante documento aziendale.
Ricordiamo che la fattura è il documento amministrativo per eccellenza, che rappresenta un’operazione commerciale, da cui scaturiscono risvolti fiscali (detrazione dell’IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione della fatture ai pagamenti ed agli incassi).

La fattura elettronica è un documento prodotto in formato XML che, al contrario dei formati precedenti (cartaceo, pdf, ecc…), nasce per essere letto e interscambiato dai software, tuttavia potrà essere “aperto” con appositi programmi per poterne leggere il contenuto.

Ciò implica che ciascuna azienda o professionista (salvo i casi di esclusione) dovrà dotarsi di un software in grado di emettere le fatture in questo formato o esternalizzare il servizio a terzi.

La fattura in formato xml sarà considerata validamente emessa solo se correttamente inviata al “Sistema di Interscambio” (SdI), la piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (già in uso dal 2014 per la trasmissione delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione).

Le fatture emesse o ricevute in formato cartaceo o pdf possono avere solo una funzione informativa, ma se manca la procedura “elettronica” sopra descritta, la fattura si considera inesistente.

Quando chi riceve la fattura è un soggetto non titolare di partita IVA (quindi agisce come un semplice consumatore finale), l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il fornitore deve inviare la fattura al consumatore in due modalità parallele e concomitanti.
In primo luogo l’azienda o il professionista deve emettere fattura elettronica da inviare al SdI. Così facendo, il SdI fa arrivare la fattura elettronica al consumatore finale, mettendola a disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Viene reso disponibile anche un duplicato nell’area riservata del cedente.
In secondo luogo l’azienda o il professionista deve comunque consegnare o spedire copia della fattura, in formato cartaceo o in formato digitale (es. pdf), all’acquirente: questo per non obbligare il destinatario a registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate per scaricare la fattura elettronica.

Questo cambiamento comporterà indubbiamente delle criticità, in particolare per le micro-aziende non informatizzate, tuttavia ci sono molti aspetti positivi da considerare, ad esempio:

1) potrà essere la giusta occasione per iniziare ad utilizzare un software di fatturazione, o anche un gestionale più completo, che comporta moltissimi vantaggi, rendendo il processo di fatturazione molto più veloce ed efficiente;
2) il meccanismo di interscambio garantirà la certezza dell’emissione e del contenuto della fattura;
3) la fattura avrà una data certa;
4) le registrazioni contabili saranno più veloci.

Sono esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica (che risulterà quindi facoltativa):
– chi applica il regime dei minimi o il forfettario;
– le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extracomunitari.

Sicuramente ci sarà un periodo di apprendimento dei nuovi meccanismi che potrà mettere in difficoltà molte piccole aziende, per questo il consiglio è di rivolgersi sempre al proprio commercialista di fiducia, che saprà guidarvi in questo processo e darvi consigli utili sia in merito alla fatturazione elettronica, che in generale all’informatizzazione dell’azienda con software gestionali.

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